"El costo oculto de usar Excel como su CRM de fabricación."
Los líderes de ventas en la manufactura aman usar Excel para la gestión de ventas. Es fácil, conveniente y familiar. Tu equipo lo ha estado usando durante años. Incluso vino con la computadora. Pero, ¿y si esa herramienta "gratuita" en realidad está costando a tu organización casi un millón de dólares al año en pérdida de productividad, oportunidades perdidas y pérdidas de cuentas prevenibles?
Christian Wettre
EVP, GM North America
La Factura Real
Considere un fabricante de tamaño medio con un equipo de ventas de diez representantes. Esto es lo que realmente cuesta usar Excel como su CRM:
Tiempo perdido: $499,200 anuales
Sus representantes de ventas dedican aproximadamente el 30% de su semana —dos días completos— a buscar información que debería estar fácilmente disponible. ¿Dónde cotizamos por última vez ese proyecto similar el año pasado? ¿Cuál es el precio actual para este cliente? ¿Qué problemas de servicio hemos tenido con esta cuenta? ¿Qué ubicaciones están comprando qué productos?
Con un costo total de $60 por hora, incluyendo salario y beneficios, cada representante desperdicia 832 horas anuales buscando información dispersa entre hojas de cálculo, hilos de correo y notas informales. En un equipo de diez personas, eso equivale a $499,200 en salarios pagados por búsquedas administrativas en lugar de ventas reales.
Oportunidades de venta cruzada perdidas: $255,000 anuales
Su cliente tiene cinco iniciativas de producto en marcha. Su representante, trabajando con información dispersa en Excel, descubre dos de ellas. Su competidor, con mejor visibilidad de la cuenta, identifica y captura las otras tres.
Cada oportunidad de expansión perdida promedia $85,000 en ingresos. Incluso de forma conservadora, cada representante pierde tres de estas oportunidades al año porque carecen de visibilidad integral de los patrones de compra y las necesidades del cliente. Eso es $255,000 en ingresos que se van a la competencia mejor equipada.
Malos pronósticos que conducen a malas decisiones: más de $300,000 anuales
El pronóstico de ventas se arma a partir de once hojas de cálculo diferentes mantenidas por representantes individuales con formatos, definiciones y frecuencias de actualización inconsistentes. El nivel de confianza en el pronóstico resultante es prácticamente nulo.
Pero aún debe tomar decisiones de inventario y capacidad basadas en ese pronóstico. Ordena materiales y programa la producción, y luego descubre que estás o bien críticamente corto cuando los acuerdos cierran más rápido de lo esperado, o quedas con inventario excedente durante meses cuando la cartera de oportunidades no se materializa como se informó. El costo de mantenimiento, tarifas de expedición y margen perdido de estos errores impulsados por pronósticos excede conservadoramente los $300,000 anuales.
Pérdida de conocimiento institucional: más de $40,000 por salida
Dave se retira tras 22 años gestionando cuentas clave. Su historial de precios, relaciones con los clientes, inteligencia competitiva y conocimiento de las cuentas se va con él. El nuevo representante pregunta dónde encontrar los archivos de precios de Dave y las notas de la cuenta. "Están en las viejas hojas de cálculo de Dave. Buena suerte para recuperarlas del equipo de TI."
La caída de productividad mientras el nuevo representante reconstruye lo que sabía Dave, además de los acuerdos perdidos durante esa curva de aprendizaje, cuesta al menos $40,000. Y eso es solo por una jubilación o salida.
Impuesto por puntos ciegos: más de $250,000 por cuenta perdida
Su cliente principal ha estado cada vez más insatisfecho durante meses. Problemas de servicio en dos de sus ubicaciones. Preocupaciones de calidad que no han sido completamente abordadas. Un competidor está ganando terreno con su equipo de ingeniería.
Lo descubre cuando el cliente llama para informarle que van a terminar la relación y consolidar su negocio con su competidor. Sin advertencia previa. Sin oportunidad de abordar los problemas antes de que terminara la relación.
Una cuenta de $250,000 al año, perdida porque su sistema basado en Excel no le dio visibilidad de la salud de la cuenta, los patrones de servicio o las señales de alerta de la relación.
Costo total anual: $1,344,200
Y esto es solo para un equipo de ventas de diez representantes. Si lo escalas a una organización más grande, los números son aún más impresionantes.
Por qué Excel parece fácil
Excel parece fácil porque es familiar y no requiere una inversión inicial. Puede crear una hoja de cálculo en minutos. Todos saben cómo usarla. No hay proyecto de implementación, no hay requisito de capacitación, no hay licencia de software.
Pero esa "facilidad" solo existe si considera que el tiempo de su equipo de ventas no tiene valor. Si se siente cómodo con que sus representantes pasen dos días por semana buscando información administrativa en lugar de vender. Si perder cientos de miles en oportunidades de expansión no le preocupa. Si perder cuentas importantes debido a puntos ciegos es un costo aceptable de hacer negocios.
La Prueba de Un Mes
Si duda sobre estos costos, intente rastrear tres cosas durante un mes:
Cuente los retrasos. ¿Cuántas veces un representante de ventas responde a su pregunta con "Déjeme responderle" porque necesita buscar entre archivos, consultar a alguien más o encontrar información que debería estar disponible de inmediato?
Registre las inconsistencias. ¿Cuántas veces los números no coinciden en las reuniones de la cartera de oportunidades? Diferentes representantes reportando cifras distintas para la misma cuenta. Pronósticos que han cambiado drásticamente desde la semana pasada sin una explicación clara. Los valores de oportunidad que no se alinean con las cotizaciones en el sistema.
Identifique oportunidades perdidas. En realidad, no las verá. Ese es el problema. Las oportunidades de venta cruzada perdidas porque su representante no sabía qué más estaba comprando el cliente. Las cuentas que se fueron antes de que usted notara señales de alerta. Las posibilidades de expansión que nunca aparecieron en el radar de nadie porque los datos para identificarlas estaban dispersos entre hojas de cálculo desconectadas.
Después de un mes de seguimiento honesto, el costo de "Excel gratis" se vuelve dolorosamente visible.
Encontrar Otra Vía
La alternativa no tiene que ser una implementación de software empresarial masiva. Es contar con un sistema CRM adecuado que brinde a su equipo de ventas visibilidad unificada de las relaciones con los clientes, patrones de compra, salud de la cuenta y oportunidades.
Cuando la información del cliente vive en un CRM adecuado en lugar de estar dispersa en hojas de cálculo, sus representantes dejan de perder días buscando datos. Su equipo identifica oportunidades de venta cruzada porque pueden ver patrones de compra integrales. Sus pronósticos mejoran porque se basan en datos consistentes y actuales en lugar de hojas de cálculo mantenidas por separado. El conocimiento institucional persiste cuando los miembros del equipo se van porque está capturado en el sistema, no atado a archivos individuales. Detecta problemas de salud de la cuenta temprano porque el sistema muestra señales de alerta antes de que los clientes se vayan.
En TCP Americas, ayudamos a fabricantes a pasar de la gestión de ventas basada en Excel a sistemas CRM integrados que realmente apoyan el crecimiento de las cuentas y la eficiencia operativa. Al implementar soluciones como SugarCRM integradas con Epicor ERP, ayudamos a los equipos de ventas a eliminar los costos ocultos de la venta basada en hojas de cálculo.
Excel solo es fácil si su tiempo no tiene valor, volar a ciegas es aceptable y perder cuentas importantes no le preocupa. Si esos costos realmente importan, es hora de encontrar otra vía.
¿Listo para eliminar los costos ocultos de la gestión de ventas basada en Excel? Contáctese con TCP Americas para aprender cómo una implementación adecuada de CRM puede ahorrar a su organización cientos de miles en tiempo perdido, oportunidades perdidas y pérdidas de cuentas prevenibles.