Operaciones a gran escala

El viaje de Greenpaper: una historia de tecnología y sostenibilidad

Imagina a un empleado caminando por un enorme almacén bajo el calor abrasador de Monterrey, México, contando manualmente el inventario de papel usado, día tras día. Esa era la realidad de Greenpaper, una empresa líder en la fabricación de papel y cartón para embalajes con 82 años de experiencia, cuyo negocio se basa en la sostenibilidad. Su materia prima es papel 100 % reciclado, pero la falta de un sistema centralizado de gestión de inventario les obligaba a mantener cantidades excesivas de papel usado. Esta práctica no solo era ineficaz, sino que también iba en contra de los valores fundamentales de la empresa.

Era imposible saber con exactitud cuánta materia prima había en stock y mantener una trazabilidad adecuada. Para cumplir con los requisitos tanto del gobierno como de los clientes, era esencial demostrar qué materia prima se utilizaba para cada producto. Estos retos, combinados con su compromiso con la innovación, les llevaron a buscar una solución. En 2015, la encontraron en Epicor ERP.

Gustavo Carrillo, quien en ese momento era director de TI de Greenpaper y dirigió la implementación, explica su elección: “Evaluamos varios proveedores de ERP y Epicor ERP fue el claro líder debido a su flexibilidad para satisfacer los requisitos específicos de nuestro sector”.

Un paso adelante en eficiencia y sostenibilidad

Con Epicor ERP, Greenpaper transformó sus operaciones. El sistema proporcionó el control que necesitaban para reducir significativamente los niveles de inventario. Y lo que es más importante, permitió una clasificación más precisa de las materias primas, lo que condujo a un mejor control de calidad y a un aumento significativo de la eficiencia de la línea de producción. El éxito del sistema on-premise allanó el camino para un cambio aún mayor.

El salto a la nube

Aprovechando este éxito, el plan estratégico de Greenpaper incluía el traslado a la nube. En 2022, migraron su sistema a Epicor Kinetic, una decisión que les reportó numerosas ventajas. No solo les proporcionó una seguridad robusta, una mejor recuperación ante desastres y escalabilidad, sino que también redujo significativamente su huella medioambiental.

Carrillo señaló: “Al no necesitar servidores in situ y todo el espacio y los recursos que estos requieren, el impacto medioambiental de la empresa se redujo significativamente”.

La próxima frontera: automatización con Fluent

A finales de 2022, Greenpaper dio un paso audaz en su viaje de transformación digital al adoptar Fluent, la plataforma de automatización impulsada por IA de Technology Coast Partners (TCP). Esta asociación estratégica introdujo potentes agentes de inteligencia artificial (IA) y automatización para optimizar aún más sus operaciones, aumentar la eficiencia y abordar los retos persistentes.

En una conversación reciente con Iván Rebolledo, CRO de Technology Coast Partners, Gustavo Carrillo, ahora Gerente de Planificación de Operaciones en Greenpaper, compartió la experiencia y los beneficios claros e inmediatos que la plataforma Fluent aportó a la empresa.

Empoderamiento operativo y eficiencia en el mantenimiento

Greenpaper opera una planta de fabricación que funciona las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en 3 turnos al día, los 365 días del año, donde el mantenimiento continuo es esencial. Las máquinas son colosales, comparables en longitud a un campo de fútbol.

Carrillo explica que el cambio más impactante provino de la integración de Fluent WhatsApp, directamente con el módulo de mantenimiento Epicor Kinetic, lo que permite una comunicación y una transferencia de datos fluidas. Los resultados más notables han sido:

Notificación de incidentes en tiempo real: la integración de Fluent WhatsApp ha sustituido a las computadoras en la línea de producción, lo que permite a los operadores notificar los incidentes en tiempo real desde sus teléfonos e incluso adjuntar un vídeo del problema.
Toma de decisiones basada en datos y reducción de costes: la recopilación de datos históricos sobre fallos y causas raíces, directamente de los operadores de la planta de producción, ha enriquecido la toma de decisiones. Esto ha permitido identificar las causas fundamentales al señalar “en qué secciones de la máquina hemos estado invirtiendo más en gastos correctivos que preventivos”.
Ahorro de personal y reducción del esfuerzo: se reasignó al personal dedicado a la notificación manual. La introducción manual de datos se sustituyó por la interacción directa del operador, y la información se clasifica mediante paneles de control. Esto ayudó a centrar los esfuerzos en “una reducción significativa de los costes en el departamento de mantenimiento”. El papel del personal en esta transición les permitió tomar el control de sus tareas y contribuir a la eficiencia de la empresa.

Automatización de flujos de trabajo críticos

Fluent automatizó varios flujos de trabajo claves, eliminando los procesos manuales, el riesgo de errores y liberando un tiempo valioso. Entre los aspectos más destacados se incluyen:

Precisión financiera y datos

Actualizaciones del tipo de cambio: antes de implementar Fluent, la actualización manual de los tipos de cambio provocaba interrupciones en las transacciones y datos inexactos. Con Fluent, el sistema ahora sincroniza automáticamente los tipos de cambio globales, principalmente el dólar estadounidense, en Epicor Kinetic, lo que garantiza la integridad completa de los datos y elimina los errores de la información introducida manualmente. Esta tarea manual la realizaba religiosamente un miembro del personal de contabilidad “desde casa, a partir de las 6:00 de la mañana”. Pudo “dejar de trabajar horas extras” y el proceso se volvió “preciso y transparente”.

Comunicación y servicio al cliente optimizados

Entrega automática de documentos: el envío de recibos de pago a los proveedores era una tarea manual e irregular que tensaba las relaciones. Con Fluent, las facturas, las notas de crédito, los recibos de pago y los estados de cuenta ahora se formatean, adjuntan y envían por correo electrónico automáticamente. Esto ha mejorado la comunicación y las relaciones con los proveedores, fortaleciendo toda la cadena de suministro. Fluent también automatizó el envío de facturas y remesas a los clientes en el momento del envío.
Eliminación de errores y respuesta rápida: la automatización elimina el riesgo de enviar el documento equivocado o un documento a una dirección de correo electrónico errónea. También proporciona información en línea a los clientes, lo que antes podía llevar una, dos o incluso tres horas después del envío.
Liberación del personal de atención al cliente: al menos 12 miembros del personal de atención al cliente dedicaban entre el 20 % y el 30 % de su tiempo a enviar manualmente correos electrónicos con documentos y facturas para aproximadamente 100 envíos al día, tiempo que ahora se libera y se dedica a otras actividades estratégicas de atención al cliente.

Movilidad con Fluent

Gustavo Carrillo explica que Greenpaper es una empresa con más de 1000 empleados y que el número de solicitudes generadas en toda la empresa es extremadamente alto. Señala que entre las ventajas más notables de la implementación de Fluent se encuentran:

Aprobación de requisiciones: el flujo de aprobación de requisiciones, que antes era un proceso muy manual, a menudo realizado en papel, se ha automatizado. Ahora, cuando se envía una solicitud, se envía automáticamente al aprobador correspondiente según unas reglas predefinidas, lo que reduce significativamente el tiempo y el esfuerzo necesarios para su aprobación.
Acceso global: El personal de campo y el Comité Directivo/CEO ahora pueden aprobar o solicitar requisiciones “desde cualquier parte del mundo”. Esto antes era imposible, ya que tenían que estar “pegados a sus computadoras”.
Aceptación inmediata: El equipo de liderazgo ahora lo considera una herramienta sin la que no pueden imaginar trabajar.

Liderazgo y sostenibilidad

La combinación de Epicor Kinetic y Fluent no solo ha optimizado los procesos internos de Greenpaper, sino que también ha reforzado su legado como un líder del sector sostenible y tecnológicamente avanzado.

Para una empresa cuya misión es convertir el papel reciclado en productos valiosos, esta nueva era de eficiencia digital es la expresión de ese valor fundamental.

Para Carrillo, las ventajas de Fluent fueron evidentes e inmediatas. “La relación coste-beneficio y el retorno de la inversión (ROI) han sido rápidos, especialmente teniendo en cuenta el volumen de transacciones de la empresa y sus planes de crecimiento futuro”.

Retos futuros y visión estratégica centrada en la IA

Para Greenpaper, la estrategia futura se centra en la inteligencia artificial (IA) y en el aprovechamiento de los datos históricos para la toma de decisiones, aprovechando los datos y el historial disponibles desde 2018. El próximo reto será integrar los datos de los campos nativos de Epicor Kinetic, crear campos adicionales dentro de Epicor Kinetic e incluso de otros sistemas para que los utilice la IA.

Una asociación a largo plazo con TCP

“El servicio de asistencia de TCP ha sido “manos a la obra” en todos los procesos, paso a paso, y dado que operamos las 24 horas del día, los 7 días de la semana, fuera del horario laboral y los fines de semana, la asistencia ha sido fundamental. Se han adaptado a nuestras necesidades. Con el tiempo, la relación ha evolucionado desde el soporte hasta la resolución de nuevos retos. En lugar de hablar de arreglar algo, ahora hablamos de nuevas necesidades. Para nosotros, como empresa, está claro que TCP es un aliado, no un proveedor”, afirma Carrillo.

Hoy en día, Greenpaper sigue liderando el sector, produciendo papel y carton a partir de materiales reciclados en máquinas del tamaño de un campo de fútbol. Al adoptar la tecnología, han creado una sinergia perfecta entre sus objetivos empresariales y su compromiso con un planeta más verde.

De ser una empresa que antes dependía de procesos manuales a convertirse en un líder transformado digitalmente que aprovecha la computación en la nube y la inteligencia artificial, la trayectoria de Greenpaper es un poderoso testimonio de la simbiosis perfecta entre tecnología y sostenibilidad.