Tecnas: flexibilidad, seguridad y velocidad en la nube con Epicor Kinetic y TCP

Tecnas S.A. BIC, es una destacada empresa colombiana de la industria alimentaria, líder en el diseño, fabricación y comercialización de ingredientes e insumos para el sector.

Fundada en 1987, tiene su sede principal en el Municipio Itagüí, uno de los centros económicos e industriales más importantes de la región que forma parte del área metropolitana del Valle de Aburrá en Antioquia. Tiene sedes en Barranquilla, Cúcuta, Bucaramanga, Bogotá, Cali y Pereira; distribuidores en puntos estratégicos del país y también cuentan con agentes comerciales en Ecuador, Perú, Centroamérica y el Caribe.

Pertenece a la Organización Alico, un conglomerado de empresas, todas con más de 35 años en el mercado, orientadas en ofrecer soluciones para la industria alimentaria.

Tecnas ha consolidado su liderazgo no solo mediante la excelencia en sus productos, en su calidez del servicio y su espíritu innovador e investigador en un portafolio de salud y bienestar, sino también a través de una visión vanguardista de su infraestructura digital. Como Sociedad de Beneficio e Interés Colectivo (BIC), la organización equilibra el crecimiento económico con el impacto social y ambiental, un pilar que ha guiado su más reciente hito tecnológico: la migración total de su sistema ERP a la nube con Epicor Kinetic.

En esta conversación, Iván Rebolledo, CRO de Technology Coast Partners, y Manuel Vanegas, Analista Programador Seguridad y Tecnología de Tecnas S.A. BIC, quien ha liderado el proyecto de migración, analizan la evolución tecnológica de la empresa.

La evolución del ERP en Tecnas

La trayectoria de Tecnas S.A. BIC con las soluciones de Epicor se ha caracterizado por una constante búsqueda de modernización y optimización de sus procesos de negocio.

En 2013, la empresa migró de un sistema de escritorio tradicional a Epicor 9 bajo la modalidad on-premise. En 2018 actualizó su plataforma a Epicor 10. Aunque mantuvo la modalidad on-premise, esto preparó la infraestructura para futuros desafíos.

La llegada de la pandemia global de COVID-19, en 2020, fue el catalizador hacia la Era Kinetic. Las restricciones de movilidad expusieron las limitaciones de la infraestructura física local, motivando al equipo técnico a evaluar alternativas que garantizaran la continuidad del negocio de forma remota, flexible y descentralizada. Tecnas alcanzó con éxito su salida en vivo en la nube con Epicor Kinetic Cloud en el año 2023.

Razones claves para migrar a la nube

Dos factores críticos motivaron a la empresa a instalarse permanentemente en la nube web:

• Flexibilidad y conectividad sin barreras: Bajo el modelo tradicional, el acceso al ERP requería el uso de computadoras portátiles corporativas configuradas con Redes Privadas Virtuales (VPN). Esto generaba costos fijos de conectividad, configuraciones complejas de TI y rigidez para el personal en campo. La nube permitió el acceso seguro al sistema desde cualquier lugar del mundo y a través de cualquier dispositivo (móviles, tabletas o navegadores web).
• Sostenibilidad y responsabilidad ambiental (Enfoque BIC): Alineados con su misión como empresa BIC, Tecnas identificó que mantener centros de datos locales acarreaba "costos ocultos" significativos en materia ambiental. La migración permitió un ahorro sustancial en el consumo de energía eléctrica y sistemas de aire acondicionado industrial para el enfriamiento de servidores físicos, reduciendo la huella de carbono operativa de la organización.

Estrategia de implementación modular y adopción por el usuario

Para atenuar la resistencia al cambio natural de los usuarios, se adoptó una metodología híbrida y progresiva aprovechando la coexistencia temporal de los ambientes de escritorio (Smart Client) y web de Epicor Kinetic. La migración se desarrolló en varias fases:

• Fase 1: Configuración y parametrización: Los formularios internos de preparación y configuración del sistema se enrutaron de manera exclusiva hacia la interfaz web de Kinetic, familiarizando al usuario gradualmente con el nuevo entorno visual.
• Fase 2: Módulos de reportes y consultas: Posteriormente se migraron consecutivamente todos los formularios de generación de reportes. Al percibir la rapidez y fluidez de las consultas en la web, los colaboradores comenzaron a abandonar voluntariamente el aplicativo de escritorio.
• Fase 3: Operaciones generales por áreas: La migración operativa inició deliberadamente con el área comercial, considerada una de las más complejas debido a su alta movilidad. El éxito y la satisfacción del equipo de ventas al cotizar desde sus dispositivos móviles funcionaron como un motor de entusiasmo que contagió positivamente al resto de los departamentos. Posteriormente, se procedió a migrar de forma secuencial las áreas de Logística, Producción, y finalmente Contabilidad y Control de Calidad.

Depuración radical de desarrollos a la medida

Uno de los mayores logros del proyecto fue la optimización del código y la simplificación de la arquitectura. En su versión nativa en Epicor 9, Tecnas llegó a acumular cerca de 1,500 modificaciones o desarrollos a la medida creados para solventar particularidades del negocio.

Durante un periodo de seis meses previos a la migración los líderes de proceso revisaron exhaustivamente sus módulos. El objetivo fue identificar qué desarrollos antiguos ya venían incorporados de forma nativa en la suite estándar de Epicor Kinetic.

Gracias a este minucioso análisis y a la adopción de herramientas nativas de bajo código como Application Studio, Epicor BPM y APIs integradas, Tecnas logró una reducción drástica en su deuda técnica y pasó a tan solo 110 desarrollos a la medida en la nube. Esto representó una disminución masiva en los tiempos de mantenimiento de TI, simplificó los procesos de validación y garantizó que las futuras actualizaciones de la plataforma se realizaran de manera transparente y sin disrupciones en la operación.

Impacto de la migración en la operación del negocio

La transición a Epicor Kinetic Cloud transformó positivamente la dinámica del negocio en múltiples frentes estratégicos:

Eficiencia operativa y movilidad en planta y campo

• Fuerza comercial ágil: Los asesores comerciales ya no requieren cargar ordenadores portátiles para gestionar ofertas; ahora ejecutan cotizaciones, revisan inventarios y cierran negocios en tiempo real directamente desde sus teléfonos móviles, agilizando el ciclo de ventas.
• Supervisión en planta en tiempo real: En las extensas plantas de producción de Tecnas, los directores y coordinadores ya no están atados a estaciones de trabajo fijas. Pueden recorrer el piso de fábrica validando movimientos de inventario y rendimientos desde dispositivos móviles, incrementando sustancialmente la productividad.
• Gestión directiva eficiente: Los gerentes y tomadores de decisiones acceden a tableros (dashboards) dinámicos de ventas, productividad y consumos al instante desde sus dispositivos móviles, eliminando la dependencia de cadenas de correos electrónicos y reportes manuales aislados.

Automatización de procesos críticos

La arquitectura en la nube potenciada por Business Activity Queries (BAQ) actualizables y Application Studio permitió erradicar tareas semi-manuales tediosas. Un ejemplo claro se encuentra en el departamento de Control de Calidad. Con Kinetic, se diseñó un tablero unificado que faculta al usuario para auditar, seleccionar y procesar lotes masivos de 20, 50 o más registros de desecho de forma automatizada con un solo clic, acelerando drásticamente los tiempos de procesamiento, evitando la actividad manual de ítem por ítem.

Certificaciones, cumplimiento y trazabilidad superior

Como compañía de alimentos de alto perfil en Colombia, Tecnas está sujeta a auditorías rigurosas por entes reguladores y normativas internacionales—certificaciones ISO y sistemas de inocuidad alimentaria HACCP.

La robustez nativa de Epicor en cuanto a trazabilidad de compras, recepciones, pagos y logística ha sido calificada como el "aval fundamental" por los entes oficiales que garantiza el cumplimiento normativo. El ERP proporciona niveles de auditoría y rastreo de lotes que superan las exigencias estándar de la ley, permitiendo resolver exitosamente auditorías complejas que tomaban semanas en ejecutarse.

Perspectivas futuras: Automatización e Inteligencia Artificial

Para Tecnas S.A. BIC, el éxito de la migración a la nube ha reconfigurado la visión a largo plazo de la compañía, impulsándola hacia la automatización integral de sus activos físicos:

• Fábricas del futuro integradas: Actualmente, la empresa se encuentra ejecutando un plan macro de expansión que contempla el traslado y la construcción de nuevas plantas de producción a gran escala, diseñadas desde sus cimientos para operar bajo un modelo automatizado al 70%, interconectándose directamente de forma nativa con el ERP en la nube para sincronizar la producción física con la capa administrativa en tiempo real.
• Adopción de tecnologías avanzadas: La hoja de ruta tecnológica contempla la explotación intensiva de las APIs del ERP y herramientas avanzadas como Epicor Content Management (ECM), Epicor Mobile Warehouse, la plataforma Fluent de TCP y el aprovechamiento de modelos de Inteligencia Artificial (IA) integrados para optimizar el mantenimiento predictivo y la planeación inteligente de la cadena de abastecimiento.
  

TCP & Epicor: El apoyo de expertos

Un pilar indispensable detrás de la exitosa transición tecnológica de Tecnas ha sido la estrecha colaboración y soporte brindado por los equipos de servicios profesionales.

La alianza con TCP y Epicor permitió realizar pruebas en ambientes piloto robustos antes de la salida en vivo. Además, la transición a la administración delegada de la nube y la seguridad de la base de datos a Epicor liberó tiempo valioso para que el equipo interno de TI se enfoque en la innovación del negocio.

Conclusiones de éxito

La experiencia de Tecnas S.A. BIC revela valiosas lecciones para cualquier organización de manufactura o de distribución que esté evaluando su salto definitivo hacia la transformación digital en la nube:

• Menos es más en la nube: Antes de replicar ciegamente códigos antiguos y desarrollos a la medida, es mandatorio realizar una auditoría exhaustiva de los módulos estándar de la solución moderna. El aprovechamiento de las capacidades nativas disminuye la complejidad del software, agiliza la migración y garantiza actualizaciones sin fricciones a perpetuidad.
• La centralización como estrategia de negocio: Mantener la integridad de los datos bajo el principio de que "todo debe nacer y vivir dentro del ERP" reduce la fragmentación de la información y la dispersión en herramientas externas, habilitando la verdadera flexibilidad y automatización operativa.
  

La verdadera transformación de Tecnas S.A. BIC no se mide únicamente en servidores locales apagados, líneas de código optimizadas o procesos automatizados en planta. También se mide en la tranquilidad de un equipo de trabajo que hoy colabora sin barreras ni distancias, en el orgullo de honrar un legado industrial con un paso firme hacia el mañana, y en la promesa cumplida de proteger de forma activa el planeta que alimentan. Al liberar su tecnología a la nube, Tecnas no solo simplificó su operación; liberó el potencial de su gente, demostrando que la unión de la innovación tecnológica con un propósito humano y sostenible es el punto de partida para seguir nutriendo con responsabilidad el futuro.