Basado en resultados no significa tecnología de punta, gráficos con colores llamativos o un aluvión de funcionalidades ofrecidas por grandes proveedores que intentan entrar en el mercado y que, en la mayoría de los casos, nunca se utilizan. Por eso, su proyecto ERP nunca es solo un proyecto de TI.

Lo que hemos observado durante más de dos décadas en implementaciones de ERP para fabricantes medianos es que la forma en que las empresas evalúan su inversión en ERP es un muy buen indicador de cómo la llevarán a cabo durante la implementación.

En el ámbito de los fabricantes y distribuidores medianos, hay ciertos parámetros u objetivos que los responsables de la evaluación interna y los consultores externos de selección conocen y comprenden desde hace décadas, pero que rara vez se incluyen en las solicitudes de propuestas y los procesos de evaluación y, en su mayor parte, los responsables de la toma de decisiones rara vez los utilizan para definir el mejor sistema o el mejor socio.

Por lo tanto, es muy común que la selección de ERP se centre principalmente en las características, funciones y capacidades técnicas, perdiendo de vista cómo las diferentes soluciones logran los beneficios comerciales deseados. Esto se debe en parte a que muchas empresas medianas tienen una experiencia limitada en proyectos tecnológicos y tienden a depender de TI. En muchos casos, unos pocos usuarios y gerentes con necesidades muy específicas, en lugar de definir claramente los objetivos comerciales específicos a nivel directivo, trabajan en la plataforma y las herramientas necesarias a partir de ahí. Y, de nuevo, esos parámetros y objetivos son conocidos y comprendidos por la mayoría de los profesionales y ejecutivos y directivos con experiencia, ya que, en realidad, no hay nada nuevo bajo el sol. He aquí algunos ejemplos:

Objetivos impulsados por el negocio

• OEE superior al 85 %
• Reducir el tiempo de inactividad de la producción en un 20 %.
• Mejorar la precisión del inventario al 98 %.
• Acortar el ciclo de pedido a cobro en un 15 %
• Aumento de la puntualidad en las entregas al 95 %
• Rendimiento en primera pasada del 99 %+
• Índice de rotación de inventario de 5 a 10
• Desarrollo de un 95 % de entregas puntuales
• Reducción del tiempo de ciclo en un 25 % o más
• La mejor satisfacción del cliente de su clase
• Índice de pedidos perfectos superior al 95 %

En última instancia, todos estos objetivos repercuten en los objetivos generales de aumento de las ventas, reducción de los costes y mejora de la rentabilidad.

La tesis es que priorizar los objetivos estratégicos y desarrollar las capacidades funcionales y técnicas necesarias para alcanzarlos es un enfoque más eficaz para lograr los resultados deseados. Es evidente que cada empresa tiene sus propias prioridades y retos, y comprenderlos es el primer paso para planificar una transformación empresarial a medida.

Dado que la mayoría de los fabricantes y distribuidores medianos carecen del tiempo y los recursos humanos especializados necesarios para trazar objetivos en función de las capacidades, tienden a contratar ayuda externa en forma de consultores de evaluación. Lo cual es, por supuesto, una medida lógica. Sin embargo, en la mayoría de los casos, los consultores se adhieren a las mismas prácticas de centrarse en las características y funciones complementadas con recursos de soporte técnico, viabilidad de los proveedores, experiencia en el sector, etc., todos ellos atributos válidos. El problema es entonces cómo se evalúan esos atributos en el contexto de la consecución de los resultados empresariales deseados y no en la comparación uno a uno de las capacidades generales entre los posibles proveedores, incluso si estas están relacionadas con áreas específicas de interés como: planificación, programación, ingeniería, previsión, control de calidad, finanzas, etc., o criterios horizontales como la facilidad de uso, el tiempo de implementación, el TCO y otros.

Enfoques de selección de ERP para fabricantes medianos:

Función frente vs resultado

1. Exceso de funcionalidad

(Arriba a la izquierda: alto impacto en el negocio, bajo enfoque en la evaluación)

Características:

• Proyectos que acaban aportando valor, pero no gracias a un proceso de selección meditado.
• Proveedores seleccionados por demostraciones llamativas, funcionalidad excesiva o factores técnicos «sorprendentes».
• Las empresas suelen invertir mucho más tiempo y dinero del necesario.
• Altos costes tras la puesta en marcha debido a la infrautilización de las funciones y las personalizaciones.

Riesgos:

• La sobrecarga de funciones confunde a los usuarios.
• Mala alineación entre las herramientas utilizadas y las métricas que realmente importan.
• Ciclos de implementación largos.
• A menudo impulsado por: departamentos de TI, solicitudes de propuestas excesivamente elaboradas o consultores que se centran en la exhaustividad en lugar de en la relevancia.

2. Lista de verificación de TI

Parte inferior izquierda: bajo impacto en el negocio, bajo enfoque en la evaluación)

Características:

• ERP seleccionado en función de listas de verificación estándar o puntuaciones «suficientemente buenas» de los proveedores.
• Las solicitudes de propuestas se basan en especificaciones y se centran en la infraestructura, la funcionalidad general o la reputación del proveedor.
• Poca o ninguna aportación de los altos directivos en cuanto a los objetivos estratégicos de la empresa.

Riesgos:

• La implementación puede tener éxito desde el punto de vista técnico, pero no lograr los objetivos clave del negocio.
• La adopción del sistema es débil porque los usuarios no ven la conexión con el rendimiento.
• El retorno de la inversión es incierto o insignificante.
• A menudo motivado por: restricciones presupuestarias, falta de experiencia en ERP o urgencia por sustituir un sistema heredado sin una planificación estratégica.

3. Estrategia desalineada

(Parte inferior derecha: bajo impacto en el negocio, alto enfoque en la evaluación)

Características:

• El liderazgo define objetivos estratégicos significativos (por ejemplo, reducir el tiempo de ciclo, aumentar el rendimiento de la entrega), pero estos no se traducen adecuadamente en el proceso de selección del sistema.
• Los proveedores prometen una alineación de alto nivel, pero los equipos vuelven a evaluar en función de las funciones.
• El sistema carece de la configuración o el modelo de datos necesarios para respaldar los KPI reales.

Riesgos:

• Decepción tras la implementación: «Hace todo, pero no lo que más necesitábamos».
• Objetivos empresariales sólidos, pero herramientas inadecuadas.
• Reelaboración costosa tras la puesta en marcha.
• A menudo motivado por: Desconexión entre el liderazgo empresarial y el equipo del proyecto ERP, o un mal traspaso entre la estrategia y la ejecución.

4. ERP basado en resultados

(Arriba a la derecha: alto impacto en el negocio, alto enfoque en la evaluación)

Características:

• El cuadrante del estándar de oro.
• Comienza con resultados empresariales claramente definidos y medibles, como:
• Entrega puntual >95 %
• OEE >85 %
• Reducción del ciclo de pedido a cobro en un 15 %
• Las capacidades del ERP (planificación, programación, inventario, calidad, etc.) se evalúan en relación directa con cómo respaldan estos resultados.

Ventajas:

• Los KPI claros facilitan el seguimiento del progreso y demuestran el retorno de la inversión.
• Mayor alineación entre las personas, los procesos y la tecnología.
• Mayor compromiso de los ejecutivos; mayor adopción.
• A menudo impulsado por: un liderazgo empresarial sólido, equipos multifuncionales colaborativos y socios o consultores de ERP con experiencia que dan prioridad a la transformación sobre el software

Conclusión:

• El cuadrante más costoso es el de «Exceso funcional»: se obtienen algunas ventajas, pero se paga demasiado.

• El cuadrante más peligroso es el de «IT Checkbox», que da una falsa sensación de progreso con resultados reales.

• El «ERP basado en resultados» es donde reside la transformación.

Al crear un proceso de evaluación centrado en los resultados empresariales desde el principio, su equipo puede calibrar la importancia relativa de los diferentes atributos de las soluciones y, por lo tanto, dedicar su tiempo a investigar y demostrar las características, funciones o capacidades técnicas más relevantes para alcanzar sus objetivos de transformación específicos. Elimine las características y capacidades innecesarias y atractivas, pero no cuantificables, que no se ajusten a sus necesidades fundamentales.

Y una ventaja estratégica importante de este enfoque es que calcular el ROI es mucho más fácil, ya que probablemente ya sepa o al menos comprenda cuáles son los principales retos para alcanzar el rendimiento deseado. Presentar a la junta directiva o a los propietarios de la empresa un análisis basado en los resultados proporcionará una imagen más clara de las diferencias y las formas en que cada proveedor ofrece las herramientas y los servicios para alcanzar ese objetivo.

Y tenga en cuenta que los criterios de evaluación no cambian mucho con respecto a los métodos tradicionales con los que siempre se han analizado las implementaciones de ERP. Lo que cambia radicalmente el enfoque es centrarse en los resultados empresariales desde el principio y luego trasladar ese mismo enfoque a la estrategia de implementación, sin perder nunca de vista las métricas de rendimiento más impactantes del negocio.

Lo que hemos observado durante más de dos décadas en la implementación de ERP para fabricantes medianos es que la forma en que las empresas evalúan su inversión en ERP es un muy buen indicador de cómo se desempeñarán durante la implementación. Nuestra labor habitual consiste en ayudar a los clientes a alinear sus propias prioridades empresariales con los procesos y capacidades de la solución de software. Cuanto más claras sean esas prioridades a nivel directivo, mejor y más rápidas serán las implementaciones, con muy poco margen para el fracaso, incluso si el diseño de la solución cambia con respecto a las definiciones funcionales y técnicas originales. Esta es también una razón para asegurarse de que el ERP seleccionado tenga el ancho de banda y la flexibilidad necesarios para adaptarse sin sacrificar su capacidad de ofrecer los resultados esperados.

Esto suele conseguirse seleccionando la solución específica para el sector del tamaño adecuado. La flexibilidad no es ilimitada, ya que eso implicaría un proyecto de desarrollo de software a medida, pero debe permitir al cliente realizar cambios en la lógica empresarial para cumplir requisitos funcionales y técnicos muy específicos que son clave para su rendimiento óptimo. Tres de los criterios de evaluación / implementación anteriores se encargarán de ello:

• Adecuación al proceso
• Experiencia en el sector
• Asociación estratégica

Y como probablemente sea como cualquier otro líder empresarial consciente de los costes y reacio al riesgo, lo siguiente le ayudará a impulsar y supervisar el progreso durante la ejecución del proyecto, y también añadirá visibilidad para anticipar problemas y desviaciones de su calendario y presupuesto:

• Claridad del retorno de la inversión
• Transparencia financiera
• Enfoque de implementación (metodología)

Por último, para asegurarse de que sus propios equipos adoptan el cambio y se comprometen con el éxito, necesita un socio que se adapte a la forma de trabajar de su empresa para resolver los problemas y las interrupciones del día a día, que comprenda no solo las mejores prácticas de su sector o los requisitos para operar un negocio como el suyo en su zona geográfica o sus mercados específicos, y para ello los dos últimos elementos son fundamentales, y muchas veces se olvidan o se pasan por alto:

• Adecuación cultural
• Capacitación de los usuarios

En conclusión, una evaluación e implementación de ERP basada en los resultados empresariales es la forma probada de evitar los típicos escollos y deficiencias de los proyectos de transformación para las empresas medianas, garantizando no solo que se alcancen los objetivos estratégicos de inversión, sino que estos cuenten con el apoyo de su propio equipo a largo plazo, al tiempo que se mantienen bajo control el tiempo y los costes durante todo el proceso.