LA HISTORIA

IMPELMEX SA DE CV es una empresa mexicana líder en la industria de soluciones de tratamiento de agua con sede en Ciudad de México. La firma es reconocida por la excelencia de sus productos, su enfoque en la sostenibilidad y la atención personalizada a sus clientes. Se ha posicionado como un referente en los mercados nacionales e internacionales. En 2023, IMPELMEX inició su proceso de transformación digital. En colaboración con Technology Coast Partners (TCP), la empresa implementó Epicor Kinetic ERP y SugarCRM, integrados a través de la Fluent Integration Platform.

Esta iniciativa, liderada por Juan Pablo Ortega, director general de la empresa, tuvo como objetivo optimizar las operaciones, mejorar la eficiencia y promover un crecimiento y expansión sustanciales en los próximos cinco años. Comenzó con la optimización de sus procesos de producción, la gestión de relaciones con los clientes y la capacitación de sus recursos humanos y equipos de trabajo para mantenerse a la vanguardia de su industria, desbloqueando el poder de su ERP para llevar el negocio al siguiente nivel y maximizar el uso de sus datos.

Este estudio de caso analiza los desafíos, soluciones y resultados de esta transformación digital y cómo lograr una aceleración inmediata del ROI utilizando Epicor Kinetic Cognitive ERP en perfecta sincronización con SugarCRM.

Resumen de la empresa

Fundada en 1970, IMPELMEX es un fabricante de tamaño medio en rápido crecimiento, especializado en equipos de tratamiento y manejo de agua. Opera en tres áreas de negocio: bombeo de agua, aguas residuales y sistemas de purificación de agua. Cuenta con certificaciones ISO 9001 y CSA (Canadian Standards Association). En 2022, la empresa se asoció con Ashland Water Group, un consorcio chino-estadounidense, para expandirse en el mercado minorista de EE. UU. fabricando productos de alto volumen, con un objetivo inmediato de 100,000 unidades por año y posiblemente alcanzando 500,000 a medio plazo.

Como fabricante de tamaño medio en modalidad ETO (Engineer-to-Order), MTO (Make-to-Order) y MTS (Made-to-Stock), en una trayectoria de rápido crecimiento, con la transformación digital de sus procesos de fabricación y marketing, IMPELMEX seguirá a la vanguardia de su industria, optimizando cada parte de su negocio.

EL DESAFÍO

IMPELMEX enfrentó varios desafíos para impulsar su crecimiento y expansión:

Procesos manuales: Procesos manuales en papel, especialmente en el procesamiento de pedidos y órdenes de compra, causaban retrasos y riesgos de error humano, lo que afectaba los plazos de producción.

Visibilidad limitada: La falta de datos unificados e información en tiempo real dificultaba la toma de decisiones y la gestión de inventarios. Las previsiones se basaban en datos históricos y estimaciones de clientes, lo que a veces provocaba escasez de stock o exceso de inventario.

Escalar para crecer: La rápida expansión en el mercado minorista requería un sistema escalable y eficiente para gestionar el aumento en volumen y complejidad de las operaciones, debido a la variedad de productos y componentes tanto locales como importados. Los sistemas y procesos necesitaban ser optimizados para gestionar este crecimiento.

Complejidad de la información financiera: Debido a la dinámica del negocio, el reconocimiento de ingresos basado en proyectos a largo plazo y la variación en los tiempos de los costos dificultaban reflejar con precisión los resultados financieros de la empresa, especialmente para sus socios en EE. UU., cumpliendo con las regulaciones y estándares locales.

Procesos de ventas ineficaces: La falta de un sistema CRM sólido dificultaba el seguimiento de las ventas; había conocimiento limitado de los clientes y oportunidades que se estaban perdiendo.

LA SOLUCIÓN

Para afrontar estos desafíos, IMPELMEX implementó Epicor Kinetic y SugarCRM, integrados por TCP mediante la Fluent Integration Platform.

ERP Epicor Kinetic: Para optimizar la fabricación, gestión de inventarios, compras y finanzas; proporcionar visibilidad en tiempo real de las operaciones; automatizar procesos clave y mejorar las previsiones y planificaciones.

SugarCRM: Para automatizar los procesos de ventas, optimizar la gestión de relaciones con los clientes y ofrecer mejor información sobre oportunidades y rendimiento en ventas. La integración con Epicor garantizó el flujo de datos entre los equipos de ventas y producción.

Fluent Integration Platform: Para una integración perfecta entre Epicor ERP y SugarCRM, garantizando la consistencia de los datos y actualizaciones en tiempo real entre ambos sistemas, y optimizando el trabajo entre los equipos de ventas y producción, así como otras áreas de la empresa.

RESULTADOS

La implementación de las soluciones tecnológicas se consideró sencilla y satisfactoria. Se realizó dentro del plazo y presupuesto planificados. Los principales resultados incluyen:

Mejora en la toma de decisiones: Datos en tiempo real y análisis avanzados permitieron a los gerentes tomar decisiones más informadas respecto a inventarios, producción y ventas, así como futuras inversiones, lo que se traduce en un mejor rendimiento del negocio.

Optimización de procesos: Agilización del ciclo pedido-cobro, mejora en las prácticas de gestión de inventarios, procesos de fabricación y capacidad de previsión de ventas. La automatización de tareas y procesos manuales redujo errores, aumentó la eficiencia y liberó tiempo para actividades más estratégicas.

Juan Pablo Ortega, director general de IMPELMEX, señala que en el área de fabricación, el sistema tiene un impacto significativo en las personas que trabajan en el proceso. "Les resulta mucho más fácil hacerlo ahora. Siempre hemos tenido buen control en el área de fabricación. Pero ahora, cambiar de 200 hojas de Excel para una producción de tres semanas, visualizar y programar la producción es mucho más sencillo para el equipo de PPCP y fabricación."

Procesamiento de pedidos optimizado: El tiempo de procesamiento de pedidos se redujo de días a horas, gracias al flujo automatizado de información entre SugarCRM y Epicor ERP.

Mejor gestión de inventarios: El acceso a información actualizada y consistente en tiempo real optimizó la gestión de la cadena de suministro y almacenamiento, inherente al negocio, debido a la variedad de productos y componentes involucrados en el proceso de producción.

Con el traslado a una planta más grande y la existencia de tres almacenes y uno en Ciudad de México, el control de inventarios es fundamental (...) todo ya está cargado, y con códigos de partes y códigos de barras simples, sabes dónde está, a dónde va, dónde colocarlo. La nueva distribución de inventarios también será fácil de gestionar, gracias al sistema. Nuestros productos no son sencillos, tenemos varias versiones, y ahora el equipo de ventas puede elegir cómo venderá el producto, y el sistema lo envía directamente a producción. Todo esto nos ha ayudado mucho", explica Juan Pablo Ortega, director general de IMPELMEX.

Aceleración del ROI: La visibilidad en tiempo real del inventario permitió mejorar la planificación, reducir las faltas de inventario y optimizar las decisiones de compra. Gracias a la mejora en la comparación de proveedores y gestión de compras, una línea de productos clave experimentó una reducción de costos del 9%.

“Las comparaciones que estamos haciendo en cuanto a proveedores son considerables. Por ejemplo, con el producto Control Box, que en 2024 tuvo una facturación de entre 45 y 50 millones de pesos mexicanos (US$ 2.4 millones), hemos logrado reducir nuestro costo total en aproximadamente un 9% gracias a estas comparaciones, que Epicor nos permite tener en el control de errores.” Juan Pablo Ortega, director general de IMPELMEX

Mejora en el proceso de ventas: La implementación de SugarCRM mejoró el seguimiento del equipo de ventas, la gestión de oportunidades y la previsión de ventas. También proporcionó información valiosa sobre los clientes, permitiendo una mejor segmentación, aumento en las conversiones, una mayor rapidez en el cumplimiento de pedidos, mejor comunicación con los clientes, mayor satisfacción y fortalecimiento de las relaciones.

Mejoras en los informes financieros: Epicor ERP permitió crear estados financieros fiscales y operativos, brindando a los socios en EE. UU. una visión más clara del rendimiento financiero de la empresa, en línea con la dinámica del negocio y cumpliendo con las obligaciones del sistema fiscal local (SAT).

Incremento en la eficiencia operativa: La transformación digital ha optimizado las operaciones en todas las áreas, resultando en mayor eficiencia y productividad. La racionalización de procesos, la reducción de tiempos de entrega y la mejora en la gestión de inventarios han generado ahorros y mayor eficiencia operativa.

Mejor rentabilidad: Los márgenes de ganancia aumentaron significativamente del 3-4% a un beneficio neto esperado superior al 12% en 2024, un incremento importante respecto a años anteriores.

Flexibilidad y escalabilidad: La arquitectura flexible de la plataforma ha permitido una implementación y personalización eficientes según los requerimientos de la organización, logrando desarrollar el proyecto en el tiempo y presupuesto estimados.

Empleados satisfechos: La retroalimentación de los empleados ha sido positiva, y los usuarios consideran que el sistema es fácil de usar y efectivo. La versatilidad de la plataforma facilita su adopción y uso efectivo por parte del personal administrativo y operativo.

Juan Pablo Ortega, director general de IMPELMEX, comenta: "La implementación fue más sencilla de lo que esperaba. El proceso fue muy simple. Con los consultores de TCP, todos lo entendieron bastante bien. La capacitación fue muy clara y fácil de implementar en comparación con las experiencias que había escuchado de otros sistemas. La empresa ya opera al 100% en Epicor, y apenas estamos comenzando."_

Perspectivas futuras

IMPELMEX planea aprovechar aún más sus iniciativas de transformación digital para alcanzar metas ambiciosas de crecimiento y expansión. Las prioridades clave incluyen:

Ampliar su alcance en el mercado: Penetración en nuevos mercados, incluyendo el mercado residencial y minorista mexicano y exportaciones a Centroamérica; crecimiento continuo en el mercado minorista de EE. UU. con su socio chino-estadounidense.

Producción externalizada: Trasladar del 20 al 30% de la producción de su socio en EE. UU. desde China a México para aumentar las exportaciones a Estados Unidos.

Plataforma de comercio electrónico: Una vez que la fabricación y comercialización de la línea de productos residenciales esté en marcha, considerar implementar la plataforma de comercio electrónico Aleran Software para fabricantes.

CONCLUSIONES CLAVE

La exitosa implementación de Epicor Kinetic Cognitive ERP y SugarCRM, y su integración con la Fluent Platform de TCP, ha demostrado ser un cambio radical para IMPELMEX, México. La empresa ha mejorado significativamente su eficiencia operativa y competitividad al adoptar la transformación digital en alianza con un socio de implementación competente y experimentado. IMPELMEX se ha posicionado para seguir teniendo éxito en los años venideros.

Este estudio de caso resalta la importancia de una estrategia de transformación digital bien planificada y ejecutada para fabricantes de tamaño medio que buscan escalar sus operaciones y competir eficazmente en un mercado global cada vez más competitivo.

Al compartir este estudio de caso, Technology Coast Partners (TCP) desea inspirar a otras organizaciones a emprender sus propios caminos de transformación digital.